Les messages d’accueil d’appels professionnels sont des enregistrements qui permettent aux clients de savoir qu’ils sont à la bonne adresse et les guident en fonction de leurs besoins. Ils font partie intégrante de votre stratégie de communication, car assurant la continuité des échanges commerciaux même si vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
Un accueil téléphonique a plusieurs objectifs, mais le but immédiat est de faire une bonne impression pendant votre absence. Voici comment élaborer le message d’accueil téléphonique pour optimiser l’image de votre entreprise.
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Plan de l'article
Un ton adapté à l’entreprise
Votre message d’accueil doit correspondre au style et au ton de votre entreprise. Qu’il soit formel ou décontracté, il faut éviter les présentations obsolètes et faire preuve de créativité. Rendez-vous sur le site d’ID2SON pour en savoir plus. Si possible, remplacez le ton traditionnel par un message détendu et optimiste pour engager les appelants de façon amusante. Aussi, vous pouvez miser sur un message simple et garder les choses professionnelles et précises.
Quelle que soit l’approche choisie, il faut qu’elle corresponde au ton de la marque et qu’elle soit accueillante pour les appelants.
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Un message clair et engageant
Un accueil téléphonique doit répondre aux besoins de vos clients en incluant un message clair qui les guide. Par conséquent, vous devez prendre le temps réfléchir à la raison qui vous pousse à définir un message d’accueil téléphonique et à vos objectifs.
La clarté est un aspect important de tout accueil téléphonique et vous devez veiller à ce que le message soit clair.
Indiquer le nom de son entreprise
Faites savoir à vos clients qu’ils ont composé le bon numéro. Définissez une ligne simple comme « Merci d’avoir appelé (nom de votre entreprise) » ou encore « Bonjour, bienvenue chez (nom de votre entreprise)« . Rappelez-vous que le but ultime est de fournir des informations pertinentes.
Expliquez aux appelants comment ils peuvent contacter des services/employés spécifiques ou réaliser des actions précises. Il faudra créer de courtes phrases avec des instructions pour chaque option afin qu’ils sachent exactement ce qu’il faut faire ensuite. Par exemple, voici un exemple de menu pour un standard automatique d’une entreprise B2B.
- Appuyez sur 1 si vous êtes un grossiste, un distributeur ou un revendeur de nos offres.
- Si vous avez besoin d’aide par rapport à un de nos produits, veuillez appuyer sur 2.
- Pour joindre le service client ou le support technique, appuyez sur 3.
- Pour les comptes fournisseurs, appuyez sur 4.
- Pour les comptes clients, appuyez sur 5 etc.
Un message avec une voix off professionnelle
Enregistrez vos messages avec une voix professionnelle et déterminez un rythme de conversation régulier pour aider les appelants à avoir une parfaite compréhension des différentes options. Le rythme doit être suffisamment lent pour donner le temps à chaque appelant de comprendre et d’effectuer les actions nécessaires. Évitez de donner des instructions rapides, car cela peut frustrer les appelants.
Une note positive pour terminer l’appel
Il est conseillé de terminer en remerciant vos appelants, mais pas avant d’avoir intégré une option qui les aide à entendre à nouveau les instructions de navigation. Si vous manquez d’inspiration, consultez les exemples scripts de répondeur automatique sur le web ou bien faites appel à une agence spécialisée qui se chargera de la conception pour vous.
