Comment faire une note de frais ?

Une note de frais est un document dans lequel sont listées une ou plusieurs dépenses effectuées avec des fonds personnels dans le cadre de l’exercice de son activité personnelle. Cette note est remplie par le collaborateur avant d’être transmise à l’employeur, afin d’obtenir le remboursement de la somme avancée. Il peut s’agir d’une fiche dématérialisée ou non. 

À quoi sert une note de frais ?

À partir d’une note de frais ou d’un justificatif valable, comme une facture par exemple, le collaborateur peut remplir la note de frais et la remettre à l’employeur. Ce dernier pourra par la suite procéder au remboursement des sommes avancées par le collaborateur ou le salarié. 

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Non seulement les frais remboursables doivent correspondre à la politique interne de l’entreprise, mais remplir aussi trois conditions cumulatives. Ils sont nécessaires pour l’exercice de l’activité professionnelle des salariés au sein d’une entreprise. 

Le montant doit être fixé de manière raisonnable et proportionné aux limites exigées par l’employeur. Ces frais doivent être présentés avec les justificatifs et des factures collectées lors de l’exécution des opérations.

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Si vous souhaitez comprendre davantage comment faire une note de frais, vous êtes invités à cliquer sur ce lien. En effet, les dépenses remboursables aux salariés ne doivent pas être confondues avec les rémunérations supplémentaires. Ceci dit, ces frais ne font pas l’objet d’une cotisation sociale, ni d’une imposition sur le revenu. 

De quoi sont constituées les dépenses remboursables ? 

Les dépenses remboursables comprennent tous les types de frais de mission incluant des justificatifs, notamment des factures. Cela inclut entre autres les indemnités kilométriques et les frais de déplacement :

• Les frais de carburant
• Le stationnement
• Les tickets de transport en commun
• Etc. 

À cela s’ajoutent les frais de repas et restauration, les frais d’hébergement en cas de déplacement de plus d’une journée, les frais de documentation, et les frais d’abonnements divers (dépenses en appels téléphoniques, les dépenses en connexion Internet…).

Qui se charge de l’établissement des notes de frais ? 

Le remboursement des frais des professionnels, impliquant la comptabilisation des notes de frais avec les justificatifs requis, fait partie des avantages que chaque salarié a droit. Selon les lois en vigueur, les frais qu’un salarié justifie suite à l’exercice de son activité professionnelle dans l’intérêt de leur employeur doivent être remboursés par l’entreprise. 

Toutefois, il est nécessaire que les salariés ou les collaborateurs soient éligibles à ce remboursement. Cela comprend entre autres : 

• Les salariés non cadres
• Les cadres les salariés d’associations 
• Les bénévoles
• Les commerciaux. 

Comment réaliser correctement une note de frais ? 

Pour que les remboursements des indemnités dues se fassent le plus rapidement possible (les factures ou les frais kilométriques), les collaborateurs doivent veiller à ne pas oublier de mentionner sur leur demande d’indemnité, toutes les informations nécessaires.

Les mentions exactes ne sont pas les mêmes en fonction du type de dépenses. Les notes de frais doivent inclure au minimum la date et l’heure des dépenses, l’identité du demandeur (nom, prénom, …), les informations relatives aux prestations ou aux dépenses (repas, frais kilométriques, hébergement, …). 

À cela s’ajoutent : 

• Le montant dépensé TTC
• Le montant de la TVA
• Les justificatifs (Addition de restaurant, factures, …)
• La signature manuelle ou électronique du demandeur
• Etc.